Sorgfalt und Transparenz ist die Grundlage für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit. Daher informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten und wie Sie Ihre Rechte wahrnehmen können, die Ihnen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und dem neuen Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zustehen.
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Veränderung am 12.10.2020: Drittlandsübermittlung angepasst
VERANTWORTLICHER FÜR DIE DATENVERARBEITUNG
Verantwortlicher gemäß Art. 4 Abs. 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) ist die
FKS IT GmbH & Co. KG
Schwarzer Weg 8
22309 Hamburg
Telefon +49 40 63705-800
info@fks-it.de
Persönlich haftende Gesellschafterin: FKS IT Verwaltungs-GmbH
Registergericht: Hamburg HRB 77274
Vertretungsberechtigte Geschäftsführer:
Wolfgang Rocker
Christian Schroeder
KONTAKTMÖGLICHKEIT DES DATENSCHUTZBEAUFTRAGTEN
Ihr Vertrauen ist uns wichtig. Daher möchten wir Ihnen jederzeit Rede und Antwort bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stehen. Wenn Sie Fragen haben, die Ihnen diese Datenschutzerklärung nicht beantworten konnte oder wenn Sie zu einem Punkt vertiefte Informationen wünschen, wenden Sie sich bitte jederzeit an unsere Datenschutzkoordinatoren für allgemeine Fragen unter Datenschutz(at)fks-it.de, für die Datenschutzbeauftragten direkt nutzen Sie bitte die dsb(at)fks-it.de. Alternativ erreichen Sie das Team unter unserer Postadresse mit dem Zusatz „Datenschutzbeauftragte“.
WELCHE IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN WERDEN VON UNS GENUTZT?
Wenn Sie eine Anfrage haben oder von uns ein Angebot erstellen lassen, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten. Daneben verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten unter anderem auch zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, zur Wahrung eines berechtigten Interesses oder aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung.
Je nach Rechtsgrundlage handelt es sich um folgende Kategorien personenbezogener Daten:
- Vorname, Nachname
- Firmenadresse
- Kommunikationsdaten (Telefon, E-Mail-Adresse, Fax)
- Kommunikationsinhalte (Gesprächsprotokoll, E-Mail)
- Abteilung
- Funktion
FÜR WELCHE ZWECKE VERARBEITEN WIR IHRE DATEN UND AUF WELCHER RECHTSGRUNDLAGE?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten insbesondere unter Beachtung der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze.
- Aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs.1 a DS-GVO)
Wenn Sie gegenüber uns die freiwillige Einwilligung in die Erhebung, Verarbeitung oder Übermittlung von bestimmten personenbezogenen Daten erklärt haben, dann bildet diese Einwilligung die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten. Darüber hinaus werden personenbezogenen Daten verarbeitet, die zur Anbahnung eines Rechtsgeschäfts benötigt werden. In den folgenden Fällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage einer von Ihnen erteilten Einwilligung:
– Versendung eines E-Mail-Newsletters
– Angebotserstellung
AN WEN WERDEN IHRE DATEN WEITERGEGEBEN?
Zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten werden Ihre personenbezogenen Daten gegenüber verschiedenen öffentlichen oder internen Stellen, sowie externe Dienstleistern offengelegt.
- Unternehmen im Unternehmensverbund
Friedrich Karl Schroeder GmbH & Co. KG - Externe Dienstleister
Wir arbeiten mit ausgewählten externen Dienstleistern zusammen, um unsere vertraglichen und gesetzlichen Pflichten zu erfüllen:
– IT-Dienstleister (z.B. Wartungsdienstleister, Hosting-Dienstleister)
– Dienstleister für Akten- und Datenvernichtung
– Druckdienstleistungen
– Telekommunikation
– Beratung und Consulting
– Lettershops - Öffentliche Stellen:
Darüber hinaus können wir verpflichtet sein, Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger zu übermitteln, wie etwa an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten.
– Wirtschaftsprüfer
WELCHE QUELLEN HABEN IHRE DATEN?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von Ihnen direkt, unseren Kunden, Dienstleistern und Lieferanten erhalten.
oder/und
Außerdem erhalten wir personenbezogene Daten von folgenden Stellen:
– Öffentlich zugängliche Quellen: Internet
– Unternehmen im Unternehmensverbund
WERDEN IHRE DATEN AN LÄNDER AUßERHALB DER EUROPÄISCHEN UNION (SOG. DRITTLÄNDER) ÜBERMITTELT?
Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in ein sogenanntes Drittland kann zu folgenden Zwecken erfolgen.
- Zur Anbahnung, Durchführung oder Beendigung eines Vertragsverhältnisses zwischen Ihrem Unternehmen und einem Unternehmen in sogenannten Drittländern.
Beispiele hierfür sind der Kauf von Hardware, Lizenzen, Dienstleistungen, Beantragung von Projektpreisen bei Ihren Soft- und Hardwarelieferanten. HP Inc., HPE, Microsoft, Sophos.
Rechtsgrundlage hierfür ist Art 49 Abs. 1 lit. b. DS-GVO: Die Übermittlung ist für die Erfüllung eines Vertrags zwischen der betroffenen Person und dem Verantwortlichen oder zur Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen auf Antrag der betroffenen Person erforderlich oder
Rechtsgrundlage hierfür ist Art 49 Abs. 1 lit c. DS-GVO: Die Übermittlung ist zum Abschluss oder zur Erfüllung eines im Interesse der betroffenen Person von dem Verantwortlichen mit einer anderen natürlichen oder juristischen Person geschlossenen Vertrags erforderlich. - Zur Erbringung von Dienstleistungen gegenüber Ihrem Unternehmen durch uns als Ihr Erfüllungsgehilfe mit Ihren Vertragspartnern im sogenannten Drittland.
Beispiele hierfür sind die Erstellung von Service und Support Tickets bei Ihren Soft- und Hardwarelieferanten. HP Inc., HPE, Microsoft, Sophos.
Rechtsgrundlage hierfür ist Art 49 Abs. 1 lit. b. DS-GVO: Die Übermittlung ist für die Erfüllung eines Vertrags zwischen der betroffenen Person und dem Verantwortlichen oder zur Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen auf Antrag der betroffenen Person erforderlich oder
Rechtsgrundlage hierfür ist Art 49 Abs. 1 lit c. DS-GVO: Die Übermittlung ist zum Abschluss oder zur Erfüllung eines im Interesse der betroffenen Person von dem Verantwortlichen mit einer anderen natürlichen oder juristischen Person geschlossenen Vertrags erforderlich. - Bei der Beauftragung von Auftragsverarbeitern durch unser Unternehmen welche in sogenannten Drittländern ansässig sind und die Verarbeitung in einem sogenannten Drittland erfolgt oder diese nicht ausgeschlossen werden kann.
Beispiele hierfür sind die Nutzung von Microsoft Office 365 durch unser Unternehmen.
Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 46 Abs. 2 lit. d. DS-GVO: Standarddatenschutzklauseln, die von der Kommission gemäß dem Prüfverfahren nach Artikel 93 Absatz 2 erlassen werden, - Bei der Nutzung der von uns zur Verfügung gestellten Plattform zur Durchführung von Telefon- und Videokonferenzen. (Datenschutzerklärung zur Nutzung von Teams mit FKS IT)
- Rechtsgrundlage hierfür Art. 49 Abs. 1 lit. a. DS-GVO: Die betroffene Person hat in die vorgeschlagene Datenübermittlung ausdrücklich eingewilligt, nachdem sie über die für sie bestehenden möglichen Risiken derartiger Datenübermittlungen ohne Vorliegen eines Angemessenheitsbeschlusses und ohne geeignete Garantien unterrichtet wurde.
WIE LANGE WERDEN IHRE DATEN GESPEICHERT?
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es zur Erfüllung unserer gesetzlichen und vertraglichen Pflichten erforderlich ist.
Sollte eine Speicherung der Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich sein, werden Ihre Daten gelöscht, es sei denn, deren Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken erforderlich bzw. ergeben sich z. B. aus:
– Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den Verjährungsvorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen in manchen Fällen bis zu 30 Jahre betragen, die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre.
INWIEWEIT GIBT ES EINE AUTOMATISIERTE ENTSCHEIDUNGSFINDUNG?
Eine automatisierte Entscheidungsfindung findet nicht statt.
FINDET EIN PROFILING STATT?
Ein Profiling findet nicht statt.
BESTEHT EINE PFLICHT ZUR BEREITSTELLUNG IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN?
Zur Eingehung einer Geschäftsbeziehung müssen Sie uns diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die zur Durchführung und Erbringung der Leistung des Vertragsverhältnisses erforderlich sind oder die wir aufgrund gesetzlicher Vorgaben zwingend erheben müssen. Sollten Sie uns diese Daten nicht bereitstellen, dann ist für uns die Durchführung und Abwicklung des Vertragsverhältnisses nicht möglich.
ALLGEMEINE RECHTE
Sie haben das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DS-GVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DS-GVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DS-GVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DS-GVO, das Recht auf Wiederspruch nach Art. 21 DS-GVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DS-GVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DS-GVO i. V. m. §19 BDSG.
Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns gegenüber widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DS-GVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden Sie sich an uns oder unseren Datenschutzbeauftragten.
INFORMATIONEN ÜBER IHR WIDERSPRUCHSRECHT NACH ART. 21 DS-GVO
Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs.1 e DS-GVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Art. 6 Abs. 1 f DS-GVO (Datenverarbeitung auf Grundlage einer Interessensabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung von Daten für Zwecke der Direktwerbung
In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Direktwerbung zu betreiben. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen.
Empfänger eines Widerspruchs
Der Widerspruch kann formfrei mit dem Betreff „Widerspruch“ unter Angabe Ihres Namens und Ihrer Adresse erfolgen und sollte gerichtet werden an:
FKS IT GmbH & Co. KG
Schwarzer Weg 8
22309 Hamburg
Deutschland
Telefon: +49 40 63705-800
E-Mail: Datenschutz(at)fks-it.de
ÄNDERUNGEN DIESER INFORMATIONEN
Sollte sich der Zweck oder die Art und Weise der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wesentlich ändern, so werden wir diese Informationen rechtzeitig aktualisieren und sich rechtzeitig über die Änderungen informieren.