Datenschutzhinweis bei der Nutzung des ITSM-Kundenportals

Sorgfalt und Transparenz ist die Grundlage für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit. Daher informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten und wie Sie Ihre Rechte wahrnehmen können, die Ihnen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und dem neuen Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zustehen.

Sollten Sie das von uns angebotene ITSM-Kundenportal zur Kommunikation und Zusammenarbeit mit uns nutzen, weisen wir Sie auf Folgendes hin. Bei der Nutzung des Kundenportals werden Ihre Daten an die Firma Friedrich Karl Schroeder GmbH & Co. KG übermittelt und von ihr im Zuge der Bearbeitung von Anfragen und Störungen verarbeitet.

VERANTWORTLICHER FÜR DIE DATENVERARBEITUNG

Verantwortlicher gemäß Art. 4 Abs. 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) ist die

FKS IT GmbH & Co. KG
Schwarzer Weg 8
22309 Hamburg
Telefon +49 40 63705-800
info@fks-it.de

Persönlich haftende Gesellschafterin: FKS IT Verwaltungs-GmbH
Registergericht: Hamburg HRB 77274
Vertretungsberechtigte Geschäftsführer:
Wolfgang Rocker
Christian Schroeder

KONTAKTMÖGLICHKEIT DES DATENSCHUTZBEAUFTRAGTEN

Ihr Vertrauen ist uns wichtig. Daher möchten wir Ihnen jederzeit Rede und Antwort bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stehen. Wenn Sie Fragen haben, die Ihnen diese Datenschutzerklärung nicht beantworten konnte oder wenn Sie zu einem Punkt vertiefte Informationen wünschen, wenden Sie sich bitte jederzeit an den Datenschutzbeauftragten: Sie erreichen ihn unter Datenschutz(at)fks-it.de oder unserer Postadresse mit dem Zusatz „der Datenschutzbeauftragte“.

WELCHE IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN WERDEN VON UNS GENUTZT?

Wir verarbeiten in der Hauptsache folgende Kontaktdaten sowie Ticketinformationsdaten zu Anfragen und Störungen, die mit Ihrer Person in Verbindung stehen:
Vorname, Nachname, E-Mailadresse, Telefonnummern, Faxnummer, Sprache, Position, Abteilung, akademischer Grad sowie Ihre Bevollmächtigung.

Die Daten werden im Kundenportal gespeichert und verarbeitet sowie um Kommunikationsinhalte, die telefonisch sowie aus E-Mails übermittelt werden, ergänzt. Darüber hinaus werden für die Nutzung des Portals Ihre Accountdaten zur Bereitstellung des Portalzugangs in z. B. Logfiles verarbeitet. Sie haben die Möglichkeit, Ihre personenbezogenen Daten mit einem Zugang zum ITSM-Kundenportal eigenständig einzusehen.

FÜR WELCHE ZWECKE VERARBEITEN WIR IHRE DATEN UND AUF WELCHER RECHTSGRUNDLAGE?

Wir verarbeiten Ihre Daten zum Zwecke der Serviceerbringung auf Basis eines Managed Services Vertrags mit Ihrem Unternehmen. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b. der DS-GVO: die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen.

AN WEN WERDEN IHRE DATEN WEITERGEGEBEN?

Wir nutzen für das ITSM-Kundenportal die Lösung IT Service Management des Herstellers USU AG. Ausführender Auftragsverarbeiter für die Anwendung sind die Firmen Friedrich Karl Schroeder GmbH & Co. KG und USU AG. IT Service Management ist eine on premises installierte Anwendung, die im Rechenzentrum der FKS betrieben wird.

WELCHE QUELLEN HABEN IHRE DATEN?

Wir erheben die Daten auf Basis des mit Ihrem Unternehmen geschlossenen Servicevertrags. Im konkreten Fall verarbeiten wir die Daten in einer von Ihnen direkt gestellten Anfrage per E-Mail, Telefon bzw. Kundenportal sowie bei Eröffnung eines Tickets für Sie durch einen Dritten.

WERDEN IHRE DATEN AN LÄNDER AUßERHALB DER EUROPÄISCHEN UNION (SOG. DRITTLÄNDER) ÜBERMITTELT?

Es werden keine Daten an Länder außerhalb der EU übermittelt.

WIE LANGE WERDEN IHRE DATEN GESPEICHERT?

Eine Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten sowie Ticketinformationsdaten erfolgt, solange sie einem bestimmten Zweck (Abrechnung, Vertragserfüllung, andere gesetzliche Vorgaben, Servicezwecke) dienen. Nach Wegfall sämtlicher Zwecke werden Ihre Daten vollständig gelöscht.

WELCHE VERARBEITUNGSVORGÄNGE WERDEN AUF DER WEBSITE VORGENOMMEN?

Das ITSM-Kundenportal ist eine browserbasierte Anwendung, die über eine Website im Internet aufgerufen werden kann. Die Anwendung einschl. Logfiles wird im Rechenzentrum der Firma Friedrich Karl Schroeder GmbH & Co. KG gehostet und betrieben. Es werden keine Cookies und Social-Plug-ins verwendet. Es werden keine Tracker eingesetzt.

Die Kontaktdaten des Hosters bzw. Betreibers sind wie folgt:
Friedrich Karl Schroeder GmbH & Co. KG
Schwarzer Weg 8
22309 Hamburg
Telefon +49 40 63705-0
info(at)fks.de

Persönlich haftende Gesellschafterin: FKS Schroeder GmbH
Registergericht: Hamburg HRB 15200
Vertretungsberechtigte Geschäftsführer: Christian Schroeder, Wolfgang Rocker

Die Einrichtung eines Benutzerkontos für den Zugriff auf das ITSM-Kundenportal kann ausschließlich vom Betreiber vorgenommen werden. Die dafür benötigten personenbezogenen Daten (Vorname, Nachname und E-Mailadresse) werden dafür von FKS IT GmbH & Co. KG an den Betreiber weitergegeben. Eine eigenständige Registrierung ist nicht möglich.
Der Zugriff wird mit einem Passwort und einem zweiten Faktor gesichert. Die Übertragung des Passworts erfolgt verschlüsseltet über einen salted hash.

ALLGEMEINE RECHTE

Sie haben das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DS-GVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DS-GVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DS-GVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DS-GVO, das Recht auf Wiederspruch nach Art. 21 DS-GVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DS-GVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DS-GVO i. V. m. §19 BDSG.

Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns gegenüber widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DS-GVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden Sie sich an uns oder unseren Datenschutzbeauftragten.

INFORMATIONEN ÜBER IHR WIDERSPRUCHSRECHT NACH ART. 21 DS-GVO

Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs.1 e DS-GVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Art. 6 Abs. 1 f DS-GVO (Datenverarbeitung auf Grundlage einer Interessensabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung von Daten für Zwecke der Direktwerbung
In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Direktwerbung zu betreiben. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen.

Empfänger eines Widerspruchs
Der Widerspruch kann formfrei mit dem Betreff „Widerspruch“ unter Angabe Ihres Namens und Ihrer Adresse erfolgen und sollte gerichtet werden an:

FKS IT GmbH & Co. KG
Schwarzer Weg 8
22309 Hamburg
Deutschland
Telefon: +49 40 63705-800
E-Mail: Datenschutz(at)fks-it.de

ÄNDERUNGEN DIESER INFORMATIONEN

Sollte sich der Zweck oder die Art und Weise der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wesentlich ändern, so werden wir diese Informationen rechtzeitig aktualisieren und Sie über die Änderungen informieren.