Datenschutzhinweis für Kunden & Interessenten zur Nutzung von Microsoft 365 bei FKS IT

Je nach konkreter Anwendung und Funktion werden verschiedene personenbezogene Daten von Ihnen erhoben und verarbeitet. Personenbezogene Daten sind Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Es lassen sich drei Gruppen von Daten zusammenfassen, die bei der Verwendung von Microsoft-Produkten über den Nutzenden verarbeitet werden:

Nachfolgend werden die verschiedenen Funktionalitäten erläutert, über die Daten zu Ihrer Person bei der Kommunikation mit uns oder bei der Teilnahme an Webinaren verarbeitet werden:

Folgende Daten zu Ihrer Person werden regelmäßig bei der digitalen Kommunikation mit uns verarbeitet:

• Personenstammdaten (Name, gegebenenfalls Position)
• Kommunikationsdaten (Firma, Telefon, E-Mail, sofern personenbezogen, Anschrift)
• Vertragsstammdaten (Vertragsbeziehung, Produkt – bzw. Vertragsinteresse)
• Logfiles, Protokolldaten
• Metadaten (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt der Teilnahme an Meeting, Teilnahmedauer, statistische Daten zur Durchführung des Webinars usw.)
• Profildaten (z. B. Ihr Nutzername, wenn Sie diesen von sich aus angeben)
• Gerätedaten, mit denen Sie die Dienste von Microsoft 365 nutzen (z. B. Browser, Betriebssystem, Virenschutz)
• Online-Identifikationsdaten (Benutzername und Passwort (verschlüsselt))
• Video- und Tonübertragung bei Videokonferenzen via Teams
• Geolokalisation/Standortdaten
• Diagnosedaten (Daten zur Nutzung der Software und Dienste)
• Inhaltsdaten (dokumentbezogen, schriftliche Fragen im Chat während Webinaren)

Wir verarbeiten Ihre Daten zum Zwecke der Vertragserfüllung, zur gemeinsamen Kommunikation und dem Informationserhalt und -austausch während der Vertragslaufzeit. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO. Daneben verarbeiten wir diese Daten, wenn Sie mit uns in Kontakt treten, um an einer Telefon- oder Videokonferenz teilzunehmen. Wir nutzen die oben genannten Daten ausschließlich für die Durchführung der Web-Konferenz via MS Teams, die Rechtsgrundlage hierfür ist bei kostenlosen Web-Konferenzen Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO und bei kostenpflichtigen Web-Konferenzen zusätzlich Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO. Es wird eine verschlüsselte Verbindung zwischen Ihnen und MS Teams aufgebaut. Während und nach der Durchführung der Web-Konferenzen werden gegebenenfalls Statistikdaten gesammelt. Nehmen Sie an einer Web-Konferenzen teil, erhalten wir zusätzlich zu Ihren Anmeldedaten, Informationen über die Teilnahmedauer, gestellte Fragen bzw. gegebene Antworten zum Zweck der weiteren Kundenbetreuung.

In Hinblick auf die Verwendung von Terminplanungsumfragen (FindTime) ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO, da das Interesse von FKS IT darin besteht, auf zielgerichtete und kundenfreundliche Weise Termine abzustimmen.

Die Weitergabe der Daten erfolgt an Microsoft als Auftragsverarbeiter sowie gegebenenfalls an von Microsoft eingesetzten Unterauftragsverarbeiter. Gleiches gilt für die Durchführung von Web-Konferenzen via MS Teams. Microsoft sichert mit aktuellem Auftragsverarbeitungsvertrag zu, diese Daten nur auftragsbezogen zu verarbeiten.

Zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten werden Ihre personenbezogenen Daten gegebenenfalls gegenüber verschiedenen öffentlichen oder internen Stellen, sowie externen Dienstleistern offengelegt:

• IT-Dienstleister (z.B. Wartungsdienstleister, Hosting-Dienstleister)
• Dienstleister für Akten- und Datenvernichtung
• Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Rechtsanwälte

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von Ihnen direkt, unseren Kunden, Dienstleistern und Lieferanten erhalten. Außerdem erhalten wir personenbezogene Daten von folgenden Stellen:

• Öffentlich zugängliche Quellen: Internet, berufliche Netzwerke
• Unternehmen im Unternehmensverbund
• Jobbörsen

• Wir legen Wert darauf, Ihre Daten innerhalb der EU / des EWR zu verarbeiten. Es kann allerdings vorkommen, dass wir Dienstleister einsetzen, die außerhalb der EU / des EWR personenbezogene Daten verarbeiten. In diesen Fällen stellen wir sicher, dass vor der Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten ein angemessenes Datenschutzniveau, das mit den Standards innerhalb der EU vergleichbar ist, beim Empfänger hergestellt wird. Dies kann beispielsweise über EU-Standardverträge oder Binding Corporate Rules oder besondere Übereinkommen, deren Regelungen sich das Unternehmen unterwerfen kann, erreicht werden.Die Datenverarbeitung mit Microsoft 365 erfolgt auf Servern in Rechenzentren in der Europäischen Union. Hierzu haben wir mit Microsoft eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung im Sinne des Art. 28 DS-GVO inklusive der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission abgeschlossen. Zudem haben wir für die von uns genutzten Microsoft-Produkte umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen getroffen sowie mit Microsoft vereinbart, die dem aktuell geltenden Stand der Technik und der IT-Sicherheit entsprechen. Soweit technisch möglich und vertraglich zulässig wählt unsere Interne IT in den bei uns eingesetzten M365 Modulen die datenschutzfreundlichsten Voreinstellungen aus und deaktiviert die Übermittlung von Diagnose- und Telemetriedaten oder reduziert die Übermittlung solcher Daten an Microsoft auf ein absolutes Mindestmaß.Trotz aller Schutzmaßnahmen können wir nicht garantieren, dass personenbezogenen Daten nicht durch Microsoft in den USA oder anderen Drittländern verarbeitet werden. Dies kommt insbesondere in Betracht, soweit Inhaltsdaten in der Cloud von Microsoft (über SharePoint) gespeichert werden oder bei Diagnosedaten bzw. Telemetriedaten und Funktionsdaten, die ebenfalls an die Server von Microsoft gesendet werden. Microsoft unterliegt dem US Cloud Act, welcher amerikanischen Strafverfolgungsbehörden die Möglichkeit eröffnet, auch dann auf gespeicherte Daten zuzugreifen, wenn die Speicherung außerhalb der Vereinigten Staaten von Amerika erfolgt. In den USA (und gegebenenfalls in anderen Drittländern) stehen Ihnen bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten nicht die gleichen Rechte zu, wie innerhalb der EU/des EWR.Weitere Informationen zum Datenschutz in Verbindung mit Microsoft Office Produkten finden Sie auf den Webseiten von Microsoft:
  • Microsoft Trust Center
  • DPA (Data Processing Agreement)
  • Privacy Policy

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es der Zweck Ihrer Erhebung erfordert. Personenbezogene Daten, die wir zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten erhoben haben, werden daher bis zur Erfüllung unserer gesetzlichen und vertraglichen Pflichten gespeichert. Personenbezogene Daten, bei denen der Zweck der Erhebung entfallen ist, werden gelöscht, es sei denn, deren Weiterverarbeitung bzw. Speicherung ist im Rahmen von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder zum Zwecke der Rechtsverteidigung erforderlich. Solche Aufbewahrungsfristen ergeben sich beispielsweise aus dem Steuerrecht, dem Handelsrecht oder dem Bürgerlichen Gesetzbuch. Den Verjährungsvorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches können diese Verjährungsfristen in manchen Fällen bis zu 30 Jahre betragen, die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre. Nach Ablauf dieser Fristen werden die Daten endgültig gelöscht.

Gerne geben wir Ihnen Auskunft darüber, ob über Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die in Art. 15 DS-GVO im Einzelnen aufgeführten Informationen. Darüber hinaus steht Ihnen unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO), das Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO) und das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO) zu.

Eine Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf nur für die Zukunft wirkt. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.

Sie haben unbeschadet dieser Rechte und der Möglichkeit einer Geltendmachung eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs jederzeit die Möglichkeit, Ihr Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, geltend zu machen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt (Art. 77 DS-GVO).

Grundsätzlich besteht Ihrerseits keine Pflicht, uns Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen. Zur Teilnahme an einer Telefon- oder Videokonferenz müssen Sie uns diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die zur Durchführung des Webinars erforderlich sind. Sollten Sie uns diese Daten nicht bereitstellen, dann ist die Teilnahme an der Telefon- bzw. Videokonferenz nicht möglich.

Sollte sich der Zweck oder die Art und Weise der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wesentlich ändern, so werden wir diese Informationen rechtzeitig aktualisieren und sich rechtzeitig über die Änderungen informieren.